Archiv für die Kategorie „Hotel“
Kassensysteme als Problemlöser
16. September 2009 | 
Autor: Moderne Kassensysteme können viele der Probleme lösen, die sich für jeden Geschäftsinhaber im ganz normalen Arbeitsalltag stellen werden. Die wichtigsten Fragen drehen sich natürlich darum, wie die gemachten Umsätze mit den größtmöglichen Zusatzinformationen in der Kasse gespeichert werden können. Eine gute Programmierung der Kassensysteme ermöglicht die detailgenaue Erfassung der Artikelstammdaten. Das können zum Beispiel sein die Artikelbezeichnung, Gewicht, Preis pro Kilo, Größe, Farbe, natürlich die Artikelnummer, der Lieferant und dessen Stammdaten, dazu noch ein Mindestlagerbestand, der immer vorhanden sein soll. Viele moderne Kassensysteme sind in der Lage, diese Informationen in einem Barcode zu speichern und diesen dann als Etikett für die Artikel auszudrucken. Wenn dann dieser Artikel verkauft wird, scannt die Bedienung oder Verkäuferin den Barcode entweder mit einem Handscanner oder mit einem im Kassentisch eingebauten Scanner ein und die für den Kunden relevanten Informationen werden auf dem Kassenbon ausgedruckt.
Die darüber hinaus gehenden, für den Geschäftsinhaber wichtigen Informationen werden mit den Umsatzdaten im Kassensystem gespeichert und können von dort aus, auf Wunsch sogar mehrmals täglich, ausgelesen und dann im zentralen PC über das Warenwirtschaftsprogramm ausgewertet werden. Damit hat der Unternehmer eine ständige Inventur und bekommt über das Kassensystem Bestellvorschläge, aber er kann auch über die Umsatzstatistiken erkennen, welcher Artikel gut verkauft wird und welche Produkte eher Ladenhüter sind. Mit diesen Hintergrundinformationen kann das Warensortiment immer wieder der Kundennachfrage angepasst werden und die Bestseller werden immer zeitnah nachbestellt.
Ein weiterer, wichtiger Faktor bei Kassensystemen ist, dass die Kunden schnellstmöglich bedient und abkassiert werden sollen, damit keine Warteschlangen entstehen. Dazu muss das Kassensystem mit einem schnellen Prozessor und leistungsfähigem Betriebssystem ausgestattet sein. Empfehlenswert ist hier die schnelle 64 Bit Technologie und ein eigenständig programmiertes Betriebssystem, das nicht Windowsbasiert ist und so sicherer ist gegen Viren und sonstige externe Manipulationen, vor allem, wenn die Kassen einen Anschluss an das Internet haben. Peripheriegeräte, wie Scanner, Waagen oder Kartenlesegeräte erleichtern zusätzlich die schnelle Bedienung der Kunden. Nicht zu unterschätzen ist auch die Frage, wie schnell und einfach die Kassensysteme zu bedienen sind. Wer häufig neue Mitarbeiter einarbeiten muss, weiß genau, dass die Bedienung der Kassensysteme einer der Punkte sind, bei denen die Einarbeitung sehr gewissenhaft sein muss, weil mit der korrekten Bedienung des Kassensystems eine große Verantwortung auf den Mitarbeitern lastet, denn sie haben hier direkt mit den gemachten Einnahmen, sprich Geld, zu tun. Fehlerquellen sind also am besten direkt auszuschließen, indem die Benutzeroberflächen der Kassensysteme intuitiv zu bedienen sind und keine Fehlbedienung zulassen.
Nicht zuletzt sollten alle im Kassensystem gespeicherten Daten leicht auszulesen sein, ohne dass dabei der Betrieb gestört wird, und über einen zentralen PC mit den entsprechenden Back Office Programmen weiterzuverarbeiten sein, seien es Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder branchenspezifische Lösungen, wie zum Beispiel eine Backsoftware oder Hotelsoftware. Damit können Kassensysteme jedem Geschäftsinhaber einen großen Teil der notwendigen Verwaltungsarbeiten erleichtern und ihm einen guten Überblick über die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse des Unternehmens verschaffen.
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Kasse anders definiert
Nun habe ich mich ja schon in verschiedensten Testen über Kassen, Registrierkassen und Kassensysteme geäußert. Dass es hier ebenso verschiedene Einsatzmöglichkeiten gibt, auch das wäre es eventuell einen weiteren Text wert. Aber hier möchte ich den Begriff Kasse von ganz anderer Seite betrachten. So gibt es zum Beispiel auch Kassen im öffentlich-rechtlichen Bereich. Hier handelt es sich um die Stadtkasse, Gemeindekasse oder auch die Kreiskasse. Diese Einrichtungen sind Ämter von Verwaltungen und treten in aller Regel als Einheit auf. In aller Regel sind diese Einrichtungen aufgeteilt in die jeweilige Buchhaltung und die Vollstreckung. Der Bereich Buchhaltung der (Stadt-) Kasse verwaltet sämtliche Zahlungsvorgänge dieser Behörde und der gesamten Verwaltung. Auch Fälligkeiten einzelner Zahlungen und auch Ratenzahlungen werden hier überwacht. Die meistens den Kassen angegliederte Vollstreckungsabteilung treiben Forderungen ein, dazu stehen ihnen öffentlich-rechtliche Möglichkeiten zur Verfügung. In aller Regel werden vor dem persönlichen Erscheinen des Vollstreckungsmitarbeiters wird die Forderung durch das Mahnverfahren eingefordert. Soviel zu den öffentlichen Kassen, die den kommunalen Verwaltungen angegliedert sind. Viele Betriebe oder auch einzelne Abteilungen haben eine sogenannte Büro- Geburtstags- oder Kaffee- Kasse. Hieraus werden Dinge bezahlt, die die Mitarbeiter für ihre Gruppenveranstaltungen selber ausgeben wollen. Jeder Mitarbeiter gibt je nach Absprache in regelmäßigen Abständen abgesprochene Beträge in diese Kasse. Hiervon können dann Geburtstagsgeschenke aus dem Kollegenkreis, Kaffee für den Kollegenkreis und andere Dinge bezahlt werden, die den jeweiligen Kollegenkreis betrifft. Neben all diesen Kassen gibt es aber auch noch die betriebliche Porto- Kasse. Diese wird mit Geld von Barabhebungen von Bankkonten bestückt, um Briefmarken in kleineren Mengen oder auch in der betrieblich üblichen Menge besorgen zu können. Auch ist es möglich, dass Mitarbeiter einzelne Marken der Portokasse sozusagen abkaufen. Die betriebliche Handkasse ist ähnlich der Portokasse, nur mit größeren Beträgen bestückt. Hieraus können kleinere Baranschaffungen getätigt werden. Wenn Mitarbeiter für kleinere Mengen Betriebsmittel in Vorleistung gegangen sind, kann ihnen der Betrag aus der Hand Kasse erstattet werden. Als weniger greifbar aber in manchem Betrieb doch vorhanden kann man die Schwarz- Kasse bezeichnen. Hierunter sind Gelder zu verstehen, die nicht ordentlich versteuert sind oder aus nicht ganz legalen Geschäften stammen. Diese Gelder sind in aller Regel auch ohne Beleg und nicht in der Buchhaltung zu finden. Dass diese Art natürlich die unschönste Kasse darstellt, ist klar. Ich finde sowieso, dass von diesen Machenschaften jeder die Finger lassen sollte.
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Urlaub im Kloster
Trotz sinkender Mitglieder der christlichen Kirchen gibt es doch noch eine stattliche Präsenz von Klöstern in Deutschland. Da die Klöster aber nicht nur von der Kirche finanziell abgesichert sind, müssen sie auch selbst für ihr Auskommen sorgen. Sicher sind viele Ordensleute beruflich im Alltag integriert und stellen ihr Gehalt der klösterlichen Kasse und auch der Gemeinschaft zur Unterhaltssicherung zur Verfügung, so wie es in jeder Familie ja auch der Fall ist. Doch es gibt auch andere Wege, das Auskommen einer klösterlichen Gemeinschaft zumindest zu unterstützen: Viele Klöster bieten die Möglichkeit, Urlaub dort zu machen und Gast zu sein im christlich-klösterlichen Tagesverlauf. Gäste sind willkommen, am Ablauf des Tages mit all seinen Facetten teilzunehmen. Sie müssen sich aber nicht dazu verpflichtet fühlen. Es gibt auch andere wunderbare Möglichkeiten der Entspannung und Erholung. Auf Zeit Teil des klösterlichen Lebens zu sein bedeutet, den wirklich ganz anderen Urlaub zu erleben. Sicher sind die Klöster nicht mit modernen Kassen ausgerüstet. Sie benötigen aber auch keine umfangreichen Kassensysteme. Denn es ist zwar grundsätzlich auch im Kloster eine Art Buchhaltung zu führen um der Kirche, vielleicht auch den Finanzbehörden Rechenschaft abzulegen. Aber für diesen Zweck sind auch nicht die neuesten Computer und Kassensysteme nötig. Allerdings sind sicher die meisten Klöster mit recht aktuellen Rechnern ausgestattet, da sie in aller Regel auch einen gut gepflegten Internetauftritt besitzen. So sind Moderne und altehrwürdiges Klosterleben miteinander und auch mit der Welt „da draußen“ auf gute Art verbunden. Und trotzdem ist es möglich, dem Gast Erholung vom Alltag und auch Abstand von wirklichen Sorgen sowie Weitblick für die Zukunft zu ermöglichen. Und das ermöglicht doch einen richtig positiven Kassensturz der Gefühle. Man kann zu sich selbst finden, seine Sorgen und Nöte verarbeiten, aber auch positive Erlebnisse teilen und vor Ort erleben. Diese Bereicherung des Selbsterlebens kann jeder mit in den Alltag nach dem Urlaub nehmen und eine gewisse Zeit davon zehren. Aber nicht nur die persönliche Erfahrung des Urlaubers ist enorm gewinnsteigernd. Ich denke, dass auch für die Klöster ein Weg der finanziellen Einnahmen gegeben ist, womit die christliche Einrichtung ihre Existenz wenigstens zum Teil sichern kann. Denn auch ein Kloster ist im Prinzip ein Unternehmen mit wirtschaftlichen Strukturen wo gerechnet werden muss. Sicher sollte nicht überwirtschaftet werden, doch die Kasse sollte auch keine Defizite aufweisen. Klosteranlagen sind in aller Regel recht alte Gebäude, die vielleicht sogar unter Denkmalschutz stehen. Und so muss andauernd instandgehalten werden. Das belastet die kirchlichen Kassen ebenso wie die klösterlichen.
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