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Kassensysteme als Problemlöser
16. September 2009 | 
Autor: Moderne Kassensysteme können viele der Probleme lösen, die sich für jeden Geschäftsinhaber im ganz normalen Arbeitsalltag stellen werden. Die wichtigsten Fragen drehen sich natürlich darum, wie die gemachten Umsätze mit den größtmöglichen Zusatzinformationen in der Kasse gespeichert werden können. Eine gute Programmierung der Kassensysteme ermöglicht die detailgenaue Erfassung der Artikelstammdaten. Das können zum Beispiel sein die Artikelbezeichnung, Gewicht, Preis pro Kilo, Größe, Farbe, natürlich die Artikelnummer, der Lieferant und dessen Stammdaten, dazu noch ein Mindestlagerbestand, der immer vorhanden sein soll. Viele moderne Kassensysteme sind in der Lage, diese Informationen in einem Barcode zu speichern und diesen dann als Etikett für die Artikel auszudrucken. Wenn dann dieser Artikel verkauft wird, scannt die Bedienung oder Verkäuferin den Barcode entweder mit einem Handscanner oder mit einem im Kassentisch eingebauten Scanner ein und die für den Kunden relevanten Informationen werden auf dem Kassenbon ausgedruckt.
Die darüber hinaus gehenden, für den Geschäftsinhaber wichtigen Informationen werden mit den Umsatzdaten im Kassensystem gespeichert und können von dort aus, auf Wunsch sogar mehrmals täglich, ausgelesen und dann im zentralen PC über das Warenwirtschaftsprogramm ausgewertet werden. Damit hat der Unternehmer eine ständige Inventur und bekommt über das Kassensystem Bestellvorschläge, aber er kann auch über die Umsatzstatistiken erkennen, welcher Artikel gut verkauft wird und welche Produkte eher Ladenhüter sind. Mit diesen Hintergrundinformationen kann das Warensortiment immer wieder der Kundennachfrage angepasst werden und die Bestseller werden immer zeitnah nachbestellt.
Ein weiterer, wichtiger Faktor bei Kassensystemen ist, dass die Kunden schnellstmöglich bedient und abkassiert werden sollen, damit keine Warteschlangen entstehen. Dazu muss das Kassensystem mit einem schnellen Prozessor und leistungsfähigem Betriebssystem ausgestattet sein. Empfehlenswert ist hier die schnelle 64 Bit Technologie und ein eigenständig programmiertes Betriebssystem, das nicht Windowsbasiert ist und so sicherer ist gegen Viren und sonstige externe Manipulationen, vor allem, wenn die Kassen einen Anschluss an das Internet haben. Peripheriegeräte, wie Scanner, Waagen oder Kartenlesegeräte erleichtern zusätzlich die schnelle Bedienung der Kunden. Nicht zu unterschätzen ist auch die Frage, wie schnell und einfach die Kassensysteme zu bedienen sind. Wer häufig neue Mitarbeiter einarbeiten muss, weiß genau, dass die Bedienung der Kassensysteme einer der Punkte sind, bei denen die Einarbeitung sehr gewissenhaft sein muss, weil mit der korrekten Bedienung des Kassensystems eine große Verantwortung auf den Mitarbeitern lastet, denn sie haben hier direkt mit den gemachten Einnahmen, sprich Geld, zu tun. Fehlerquellen sind also am besten direkt auszuschließen, indem die Benutzeroberflächen der Kassensysteme intuitiv zu bedienen sind und keine Fehlbedienung zulassen.
Nicht zuletzt sollten alle im Kassensystem gespeicherten Daten leicht auszulesen sein, ohne dass dabei der Betrieb gestört wird, und über einen zentralen PC mit den entsprechenden Back Office Programmen weiterzuverarbeiten sein, seien es Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung oder branchenspezifische Lösungen, wie zum Beispiel eine Backsoftware oder Hotelsoftware. Damit können Kassensysteme jedem Geschäftsinhaber einen großen Teil der notwendigen Verwaltungsarbeiten erleichtern und ihm einen guten Überblick über die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse des Unternehmens verschaffen.
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Warenwirtschaft mit Kassensystem beim Open Air Festival
Moderne Warenwirtschaft und Kassensystem haben auch bei großen Open Air Festivals Einzug gehalten. Viele Merchandising Stände und Verkaufsstände für Lederbekleidung und Stiefel, also in der Regel Artikel mit höher angesetzten Preisen, setzen im Zeitalter moderner Kassensysteme und Barcode Scanner auf den Einsatz dieser Technik. Sinn des Ganzen ist es, einen Überblick über die verkauften Artikel zu bekommen und aus dem Kassensystem die Daten in eine passende Warenwirtschaftssoftware zu übertragen. Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen, die ein solches Kassensystem ermöglicht, sind heute auch für die Betreiber von Festival Verkaufsständen essentiell wichtig. Nicht nur, dass nach gehalten werden kann, wie viele Artikel aus welcher Warengruppe verkauft wurden, es ist auch möglich, sich die Verkaufstrends auswerten zu lassen. Der Platz in so einem Festivalzelt ist knapp. Deswegen sollte er nur an Artikel verplant werden, die nicht wieder mit nach hause genommen werden müssen, sondern auf dem Festival einen Liebhaber und damit auch Käufer finden. So findet man gut durchorganisierte Verkaufsstände mit sehr gutem Angebot, Verkäufern, die sich speziell mit dem Warenangebot auskennen und genau wissen, wo welcher Artikel zu finden ist. Das Kassensystem registriert über Scanner die verkauften Waren und ganz beliebt sind neuerdings dort angeschlossene Kartenlesegeräte, die ermöglichen, dass die Festivalbesucher per Kreditkarte zahlen können. Auf Nachfrage hat der Verkäufer erzählt, dass die Chefs abends um zwölf die Kassensysteme abholen, zum Auswerten der Daten und natürlich, damit das Bargeld nicht im Zelt bleibt. Morgens wird das Kassensystem wieder installiert und das Festival kann für den Unternehmer weitergehen. Mit dieser Maßnahme erspart er sich langwieriges Durchzählen der Ware und des Geldes. Da der Vertrieb von typischen Waren auf den verschiedensten Musikfestivals in den letzten Jahren zu einer regelrechten Industrie heran gewachsen ist, lohnt sich für immer mehr Unternehmer die Anschaffung von Kassensystemen. Denn die Woche zwischen den Festivals in der Sommersaison ist kurz. Neuware muss bestellt und heran geschafft werden, die Einnahmen müssen buchhalterisch korrekt erfasst werden und gegen den Wareneinkauf verbucht werden. Nicht mal mehr die ganz kleinen Stände können dort inoffiziell arbeiten. Um einen Standplatz auf dem Festivalgelände muss man sich als eingetragene Firma bewerben, mit Steuernummer und allem, was dazu gehört. Zwar gibt es noch immer Einzelkämpfer, die in eine Schublade kassieren, statt ein modernes Kassensystem zu nutzen. Aber die größere Anzahl an Kunden auf dem Festival, sowie das ständig wachsende Warenangebot machen es sinnvoll, sich auf die Dauer ein passendes Kassensystem anzuschaffen. Der bessere Überblick über Renner und Penner, betriebswirtschaftliche Ergebnisse, die in Echtzeit ausgewertet werden können und nicht zuletzt der bessere Service für die Käufer, wie Kassenbon und Möglichkeit des bargeldlosen Einkaufs und die daraus folgenden Mehrumsätze, machen Kassensysteme zu einer sinnvollen Investition, auch in diesem ungewöhnlichen Bereich.
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Warenbestandskontrolle in Abendlokalen und Diskotheken – Garant für höhere Gewinne
Diskotheken und Abendlokale haben, wenn sie in der Szene angesagt sind, eine sehr hohe Gästezahl, die am Abend bewirtet wird. In den meisten Fällen wird hier nicht mehr direkt bar abkassiert oder gar der komplette Verzehr über den Abend gesammelt und in Kassensystemen gespeichert, sondern es wird mit Verzehrkarten gearbeitet. Auf diesen Verzehrkarten wird jedes Getränk aufgezeichnet und am Ende des Abends wird im Ausgangsbereich an einer zentralen Kassierstelle bezahlt. Auch dort ist nur in wenigen Fällen ein modernes Kassensystem zu finden, das dann wenigstens die Umsätze registrieren würde. Die Karten werden gesammelt und dann am nächsten Tag mit den gemachten Einnahmen verglichen, wenn der Betreiber wissen möchte, ob die eingenommenen Gelder mit den abgerechneten Karten übereinstimmen. Das ist mühsame Kleinarbeit und erfordert zusätzlich ein großes Vertrauen in die Mitarbeiter, die dort an verantwortlicher Stelle mit dem Geld in Berührung kommen. Ein weiteres Problem ist, die Kontrolle darüber zu haben, ob die Mitarbeiter im Service zuverlässig die Beträge auf der Karte anstreichen, die dem gelieferten Getränk entsprechen. So kann man tatsächlich, ob aus Versehen oder auch aus Gefälligkeit, dem Gast eine Cola berechnen, er hatte aber in Wirklichkeit den viel teureren Longdrink oder Cocktail. Schade für den Wirt! Auf die Dauer wird so etwas sehr teuer und frisst den gemachten Gewinn auf. Viele Diskotheken mussten aus solch banalen Gründen schließen, obwohl die Gästezahl und der Verzehr gestimmt haben. Außerdem darf man nicht unterschätzen, dass ein nicht kontrollierter Warenbestand die Mitarbeiter dazu verführen kann, sich hier und da mal eine Flasche Hochprozentiges für den privaten Gebrauch abzuzweigen. Nicht jeder Betreiber hat die Zeit und die Möglichkeit, selbst oder mit der Familie an jeder Theke die Übersicht und Kontrolle zu wahren. Hilfe bietet ein modernes Schanksystem, das jeden Verkauf registriert und an ein modernes Kassensystem übermittelt. Softwaregestützt ist dann gewährleistet, dass der Warenbestand Milliliter-genau erfasst und ausgewertet wird. Jeder Drink wird mit der dafür einprogrammierten Menge an Alkohol erfasst und abgerechnet, sofort von der Software verarbeitet und vom Lagerbestand abgezogen. So weiß der Wirt genau, welche Mengen an Vorräten noch im Lager befindlich sein müssen. Eine fehlende Flasche fällt plötzlich auf! Die Kosten für so ein modernes Schanksystem mit angeschlossenen Kassensystemen führen oft dazu, dass man vor der Anschaffung zurückschreckt. Aber in letzter Konsequenz macht sich dass schon in kurzer Zeit bezahlt. Sogar mobile Kassensysteme finden deshalb in immer mehr Abendlokalen Anklang. Die Umsetzung und Umgewöhnung der Gäste und des Servicepersonals an ein solch modernes Kassensystem sind natürlich erstmal eine Herausforderung, aber letztendlich sind die höheren Gewinne durch Minimierung des Schwundes eine recht ordentliche Belohnung für diesen Aufwand. Weiterhin entfällt dann auch die mühsame Kontrolle der einzelnen Karten und der Vergleich, hat der Umsatz mit dem Wareneinkauf dagegen gerechnet, wirklich die gewünschten Gewinne gebracht. Oder war der Monat nach Abzug aller Kosten für Gebäude, Personal und Wareneinkauf, trotz hoher Gästezahl und Einnahmen doch wieder nur eine Nullnummer. Schlimmer noch, es kann sogar eine Minusnummer sein. Moderne Kassensysteme und Schankanlagen können helfen, das zu verhindern.
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Kassensysteme im Job
Im Handel und in der Gastronomie hat man als Arbeitnehmer viel mit Geldgeschäften zu tun, also wird man auch regelmäßigen Umgang mit Geräten aus dem Bereich Kassensysteme und Registrierkassen haben. Die Arbeit kann und soll natürlich auch Spaß machen, selbst wenn ungeliebte Arbeitszeiten in Kauf zu nehmen sind. Aber gerade hier sind Kontakte mit Kunden und Gästen besonders interessant. Sicher sieht so mancher Arbeitnehmer seine Berufstätigkeit ausschließlich aus dem Gesichtspunkt des Geldverdienens. Aber wer mit Freude arbeitet, verdient doppelt: das Gehalt und gute Laune. Der Kontakt zu anderen Menschen ist in Handel und Gastronomie unvermeidbar, aber genau das wertet ja auch die Arbeit in diesen Branchen auf. Dabei ist es auch nicht unerheblich, dass alle Verkäufe über Kassen, Registrierkassen und/oder Kassensysteme erfasst werden. Die Einarbeitung in die Erfassung von Verkäufen über Kassensysteme ist natürlich sehr wichtig und von den Vorgesetzten gewissenhaft durchzuführen. Denn die größte Fehlerquelle bei einer nicht sachgemäßen Nutzung von Kassen ist in aller Regel der nicht ausreichend informierte Mitarbeiter. Dabei sind Kassensysteme nicht schwer zu bedienen, denn viele moderne Kassensysteme erklären sich fast von selbst. Und auch dadurch, dass es seit vielen Jahren und Jahrzehnten elektronische Kassen und Kassensysteme in vielen Bereichen des Wirtschaftslebens gibt, ist man ja auch als Kunde schon irgendwie mit diesen Geräten vertraut. Und wer dann einer Beschäftigung in Handel oder Gastronomie nachgeht, der dürfte kaum Schwierigkeiten haben, sich mit der Materie Kassensysteme einzuarbeiten. Über die Kassensoftware, die auf modernen Kassen und Registrierkassen installiert ist, können leicht alle Verkäufe erfassen. Moderne Kassensysteme, wie sie zum Beispiel von Lebensmittel-Discountern oder Supermärkten genutzt werden, sind mit POS-Kassen ausgestattet, die jeden Verkauf cent-genau ermitteln. Zur Erfassung von Wareninformationen sind diese Kassen -Plätze mit stationären Scannern ausgestattet, die die Barcodes an den Waren erkennen und die hiermit verknüpften Informationen in der Kassensoftware als Warenausgang erfassen und verbuchen. Dabei können moderne Kassensysteme noch viele weitere Arbeitsabläufe im Einzelhandel unterstützen und vereinfachen. So ist durch die Verkaufs-Transaktionen nicht nur ein Warenausgang über Kassensysteme in der Kassensoftware gebucht. Leistungsfähige Kassensysteme können auch mit Hilfe mobiler Scanner Warenlieferungen als Wareneingang erfassen. So ist eine ständige Warenflusskontrolle möglich, weil über die Kassensysteme ständig alle Warenlieferungen und alle Verkäufe erfasst werden. Auch für die Arbeitszeiterfassung, sowohl im Handel als auch in der Gastronomie, müssen keine externen Erfassungssysteme angeschafft werden, weil die Zeiterfassung auch über moderne Kassen und Kassensysteme möglich ist. Durch diese vielen Möglichkeiten, die Kassen, Registrierkassen und Kassensysteme bieten, kann jeder Betrieb erhebliche Kosten einsparen, was natürlich dem Betriebsergebnis zuträglich ist.
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Kassensysteme beim Bäcker
In einer Bäckerei gibt es viele leckere Angebote verschiedenster Backwaren und natürlich auch Kassensysteme, um all diese Leckereien im Verkauf zu verbuchen und aufzurechnen. Für Liebhaber gibt es doch nichts schöneres, als ein soeben aus dem Ofen geholtes Brötchen zum Frühstück zu verspeisen oder ein gerade fertiges noch warmes Brot mit zu nehmen. Da kann einen schon auf dem Heimweg der Heißhunger überkommen, und man möchte schon unterwegs die erste Scheibe naschen. Brot ist neben Fleisch und Kartoffeln das wahrscheinlich beliebteste Lebensmittel in Deutschland. Auf jeden Fall gibt es hierzulande eine so vielfältige Auswahl an Brotsorten, die weltweit ihres gleichen sucht. Im Laden der Bäckerei werden alle in der Backstube hergestellten Backwaren, vom Brot über das Brötchen bis hin zum feinen Stück Kuchen präsentiert. Kassensysteme sind in vielen Bäckereibetrieben zu finden, die auch Filialen betreiben. Mit der leistungsfähigen Kassensoftware in einem Kassensystem können die Umsätze aller Filialen separat abgerechnet und die Daten im Back-Office-Bereich verwaltet und gebucht werden. Umsatzschwankungen können durch laufende Überwachung über das Kassensystem erkannt werden, Gegenmaßnahmen lassen sich schnell erarbeiten und umsetzen. Kassensysteme, die von Filialbäckereien genutzt werden, sind über eine Telefonleitung mit der Betriebszentrale verbunden. Darüber lassen sich vom Kassensystem aus in jeder Filiale sowohl die täglichen Retourenerfassungen an die Verwaltung übermitteln, wie auch Bestellungen für den nächsten Tag oder Sonderbestellungen einzelner Kunden übertragen werden können. Seitens der betrieblichen Buchhaltung können Kassensysteme auch genutzt werden, um Artikel- und Preislisten in der Kassensoftware ständig zu aktualisieren, womit jede Filiale über eine immer aktuelle Preisangabe für alle Backwaren verfügt. Über ein Kassensystem kann natürlich auch die Arbeitszeiterfassung erfolgen, wobei auch hier die Daten die Kassensysteme an die Betriebsverwaltung übermitteln. Bäckerei-Kassensysteme sind natürlich auch bestens geeignet, um die Warenbewegungen von der Rohstoffbestellung bis zum Produktverkauf zu überwachen. Im Kassensystem können über die Kassensoftware Bestellformulare erstellt und ausgefüllt werden. Diese Bestellungen werden dann auf dem Postweg, telefonisch oder auch als online-Übermittlung an die Lieferanten übermittelt. Bei Eingang der Lieferungen werden im Kassensystem entsprechende eingaben getätigt, die Entnahme aus dem Lager für die Zubereitung von Backwaren wird dann ebenfalls in die Kassensoftware der Kassensysteme eingetragen. Der Backwarenverkauf im Laden wird dann über die dort genutzte Kasse als Warenausgang im Kassensystem gebucht. Kassensysteme in Bäckereien sind also in vielerlei Hinsicht gute Helfer zur Vereinfachung vieler Arbeitsabläufe.
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